Ceibal y K2B realizaron el kickoff de Aurora, el proyecto que actualizará el sistema de gestión del Centro a la última versión del ERP de K2B (K2B INFINIA) y, sobre esa base, rediseñará sus procesos de compras, contratos y pagos. El plan está previsto en 15 meses y alcanza de forma transversal a toda la organización.
De dónde parte el proyecto
El sistema de gestión que Ceibal utiliza hoy cubre dos grandes frentes. Por un lado, la operativa de campo: entregas, servicio técnico, reparaciones, instalaciones, soporte y adecuaciones. Por otro, la gestión administrativa y financiera. El ERP ha sido una herramienta clave para el Centro durante años y recibió actualizaciones en ese período.
Lo que cambió es la organización que lo usa. Como planteó la dirección durante el kickoff, Ceibal creció, amplió su operación y el alcance de sus procesos. Al mismo tiempo, la tecnología abrió posibilidades que no existían cuando el sistema se implementó hace 13 años. De ese cruce nació la decisión de modernizar.
Dos grandes etapas: primero actualizar, después transformar
El proyecto de actualización Aurora está estructurado en dos componentes encadenados. El primero es la actualización de la plataforma. El segundo, la evolución de los procesos sobre la nueva versión.
Actualización a K2B INFINIA. Ceibal migrará desde la versión FARO, que utiliza desde 2022, a K2B INFINIA, la última versión liberada del ERP de K2B. Es una etapa que impacta a toda la organización, porque el ERP es la raíz de la información: las órdenes de trabajo, conectadas por almacenes y consumos, migran junto con el resto del sistema para acompañar el cambio.
La versión aporta una arquitectura actualizada que fortalece la seguridad y la capa de servicios, una interfaz de usuario renovada y autorizaciones desde dispositivos móviles. Y suma la incorporación de inteligencia artificial de forma nativa, mediante un patrón de interacción que llamamos navegación basada en intención: a partir de una consulta escrita, el sistema interpreta qué necesita el usuario y le abre directamente la pantalla u opción donde eso se resuelve. Es la línea principal de trabajo de K2B en esta familia de versiones, y se seguirán incorporando nuevos patrones de interacción en las versiones sucesivas.
Evolución de los procesos. Una vez que la nueva versión está productiva, empieza la transformación de la forma de trabajo. El primer alcance definido cubre los procesos de compras y de pagos, e incorpora módulos que hoy no existen en el sistema: portal de proveedores, GESDOC para la gestión documental y DOCUP para la captura automática de documentos y el registro de facturas, además de componentes analíticos para la gestión.
Un proyecto de actualización de ERP no se trata solo de traer módulos nuevos y migrar el universo existente. Se trata de aprovechar la instancia para repensar los procesos junto con quienes los conocen a fondo.
Qué se espera obtener
Los beneficios que el proyecto se propone son concretos: una gestión más profesional, con procesos estandarizados y reglas claras; integración entre áreas que hoy trabajan segmentadas —compras, pagos, legales y quienes solicitan recursos—; trazabilidad de punta a punta para hacer seguimiento de cualquier instancia; una experiencia de usuario mejorada, con procesos más simples y mayor autonomía; e información confiable y disponible para quien la necesite.
Nuestra mirada
En más de 19 años implementando ERP y GRP en más de 13 países de Latinoamérica aprendimos que los proyectos de actualización que funcionan son los que se plantean en dos tiempos: primero la plataforma, después la transformación. Intentar las dos cosas a la vez suele terminar en una migración que arrastra los mismos problemas que quería resolver.
Aurora está planteado exactamente así, y con una condición que en nuestra experiencia pesa más que la tecnología: el compromiso de los equipos que conocen los procesos. Vamos a acompañar a Ceibal en todo el recorrido con esa premisa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es K2B INFINIA?
Es la última versión liberada del ERP de K2B, con inteligencia artificial integrada, automatización en la nube, arquitectura modular e interfaz renovada.
¿Qué es la navegación basada en intención?
Es un patrón de interacción en el que el usuario escribe lo que necesita y el sistema interpreta esa intención y lo lleva directamente a la pantalla u opción donde se resuelve, en lugar de obligarlo a recorrer menús.
¿Por qué actualizar el ERP antes de rediseñar los procesos?
Porque la nueva versión habilita módulos y capacidades que no existen en la anterior. Rediseñar procesos sobre una plataforma que va a cambiar obliga a hacer el trabajo dos veces.
¿Cuánto dura un proyecto de este tipo?
Depende del alcance. Aurora está planificado en 15 meses, con entregas graduales en etapas que se solapan para adelantar valor.
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