La implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) puede transformar radicalmente la eficiencia y la productividad de una organización. ¿Pero sabías que hasta un 70% de las implementaciones de ERP no alcanzan sus objetivos esperados?* Este dato subraya la importancia de abordar estratégicamente el proceso de implementación.
Aquí presentamos seis estrategias clave que, si se consideran cuidadosamente, pueden allanar el camino hacia una implementación de ERP exitosa y rentable.
1. Definición de objetivos claros
Antes de lanzarse al complejo proceso de implementación de un ERP, es crucial definir con precisión qué se espera lograr. Objetivos como «Incrementar la eficiencia operativa en un 30%» o «Reducir los tiempos de ciclo de pedido a entrega en un 25%» ofrecen una guía concreta y medible. Establecer estos objetivos proporciona un norte claro y mantiene el enfoque a lo largo de la implementación.
2. Selección del sponsor y gestión del cambio
El éxito de la implementación de un ERP depende enormemente del liderazgo y compromiso del sponsor. Este líder debe ser alguien con la autoridad para tomar decisiones cruciales y la capacidad para ser un campeón del cambio, motivando al equipo a través de los desafíos. Complementariamente, una gestión del cambio efectiva prepara a toda la organización para adoptar nuevas formas de trabajo, facilitando una transición suave.
3. Mejora de los procesos y prácticas existentes
Implementar un ERP ofrece la oportunidad de reevaluar y mejorar los procesos empresariales. Por ejemplo, una empresa podría rediseñar su proceso de gestión de inventario para reducir el exceso de stock y mejorar la precisión de los pedidos. Definir el alcance de la implementación con esta mentalidad asegura que el sistema ERP se configure para maximizar la eficiencia operativa.
4. Planificación de la sustentabilidad a largo plazo
Un ERP no es solo una solución de una única vez; su éxito a largo plazo depende de la planificación continua. Esto incluye establecer un plan para actualizaciones regulares, formación continua del personal y evaluaciones periódicas para ajustar el sistema a las cambiantes necesidades del negocio. Esta estrategia asegura que el ERP siga siendo relevante y valioso para la organización a lo largo del tiempo.
5. Capacitación y consultoría previa
Invertir en capacitación y consultoría previa al lanzamiento puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Elegir proveedores de servicios con un historial probado y experiencia relevante asegura que los empleados estén bien preparados para usar el sistema de manera efectiva y que el ERP se adapte a las necesidades únicas de la empresa.
6. Proyecto por etapas y desarrollo incremental
Adoptar un enfoque por etapas, posiblemente utilizando metodologías ágiles, permite a la organización avanzar de manera controlada, abordar problemas específicos a medida que surgen y adaptar la estrategia según sea necesario. Este enfoque reduce los riesgos y asegura que el ERP evolucione de forma alineada con la organización.
Conclusión: Un Llamado a la Innovación y Adaptabilidad
Implementar un ERP es un proyecto complejo que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Al enfocarse en estos seis aspectos clave, las organizaciones no solo pueden aumentar sus posibilidades de éxito sino también asegurar que maximicen el retorno de su inversión en el ERP. Recuerda, la adaptabilidad y la innovación constante son tus mejores aliados en este viaje hacia la transformación digital.
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*En Agosto del 2015, evaluandoERP.com (portal de difusión de temas relacionados a este tipo de software de gestión) publicó un interesante estudio con el fin de revelar los factores de éxitos o fracaso de una implementación de un proyecto ERP en la pequeña y mediana empresa latinoamericana (empresas de hasta 500 empleados).
En ese estudio se informaba que la tasa de fracasos en este tipo de implementaciones se da una aproximación a la tasa de fracasos del 70%, es decir, “el 70% de los proyectos ERP fallan en ser completamente implementados, inclusive después de tres años invertidos en el intento”.
