Gestión de trámites y procesos documentales internos para CONATEL Paraguay

Descripción

CONATEL es la Comisión Nacional de Telecomunicaciones de Paraguay, agente regulador estatal de las telecomunicaciones en dicho país. 

En los últimos años se ha enfocado en la actualización y modernización de su modelo de gestión, y parte de este proceso comprende la actualización de sus sistemas de información. Actualmente gestiona unos 30 mil expedientes electrónicos por año.

Alcance

Frente a la necesidad del organismo de contar con un sistema de gestión, el equipo de K2B trabajó en la implementación de tres grandes áreas funcionales: Gestión de trámites y procesos documentales internos (K2B GesDoc), Gestión comercial (K2B CRM) y Gestión administrativa, financiera y contable (K2B GRP). 

El proyecto fue implementado en etapas, siendo la primera el abordaje sobre la gestión de trámites y procesos documentales internos. Luego de 8 meses de trabajo, quedaron operativos sobre la plataforma K2B GesDoc.

El sistema cuenta con un único punto de almacenamiento, búsqueda, consulta y gestión de toda la información que existe y circula en el organismo, fomentando así el control y la transparencia. Cualquier persona tiene la posibilidad de consultar en línea vía web, el estado y ubicación de un expediente o trámite.

El proyecto permitió también definir y optimizar los procesos documentales, así como uniformizar toda la documentación mediante la definición de plantillas electrónicas en el sistema.

Se trabajó en el modelado de 3 procesos

• Expedientes de Solicitudes de Servicios (trámites misionales)

• Expedientes de Otras Solicitudes

• Documentaciones Internas (toda la gestión interna)

También se llevó a cabo:

• Modelado de rutas principales combinado a envíos jerárquicos, condiciones paramétricas, documentos necesarios, acciones, actuaciones automáticas, firma digital avanzada para máximas jerarquías.

• Integración con CRM

• Inicio Web de Expedientes

• Comunicaciones a áreas

Tecnologías y herramientas

• MySql

• JBoss

• Lucene (indexación de documentos)

• GXflow (BPM)

• GAM

Resultados

• Evolución de su gestión: ahorro de tiempos, trabajo colaborativo en paralelo, mayor transparencia.

• Definición y automatización de todos los procesos en el sistema.

• Eliminación del papel migrando el 100% de los expedientes, trámites, y documentos internos a formato electrónico.

• Más de 250 usuarios.

• En 10 meses desde la entrada en funcionamiento se han generado más de 13 mil procesos entre expedientes y documentos internos, y se han adjuntado más de 30 mil archivos electrónicos.