No es novedad que automatizar algunos procesos y procedimientos de la gestión administrativa de una entidad financiera, facilita ampliamente el control y la toma de decisiones. Si bien es cierto que los ingresos de un banco se manejan por el core bancario y sistemas de apoyo al negocio, la implementación de un ERP es importante porque habilita el control y administración en la gestión, y costos relacionados con la operativa general del banco.

Normalmente, los costos de la gestión operativa del banco están en el manejo de proveedores / compras / contratos / RRHH / Gestión de activos que, si bien son cifras menores en relación a las cifras del estado de resultados general de la institución, son puntos a los que debemos prestar especial atención.

Por otra parte, un ERP no es sólo una herramienta de apoyo importante a la gestión operativa, sino también a los sistemas de soporte al negocio, facilitando el registro de información relevante para una mejor toma de decisiones. Para eso, es vital que el ERP se integre fácilmente e interactúe naturalmente con el resto de los sistemas.

Walter Lipskind, Project Manager de K2B, analiza la importancia y beneficios de contar con un ERP diseñado especialmente para bancos, permitiendo a la institución obtener la máxima rentabilidad.

¿Cuáles son los argumentos que avalan la incorporación de un ERP?

Como ya vimos, un ERP es un sistema importantísimo para el core del sistema bancario, pero no tiene porqué ser considerado el corazón del mismo. En ese rol, maneja costos que tiene mucha importancia para la institución. Por ejemplo, la gestión de compras, proveedores y recursos humanos que son puntos relevantes a tener presente porque, al fin y al cabo, son la imagen del banco.

El incorporar un ERP es todo un desafío para la organización, pero también una necesidad. Conozcamos 6 beneficios que obtienen las entidades financieras al automatizar procesos.

1. Future Proof

Un punto fundamental al trabajar con un ERP es la evolución del mismo. Debemos poder realizar rápidamente los cambios necesarios en el sistema para mantener la operativa de la institución.

Básicamente, los ERP son sistemas que están en constante evolución. Es decir que todo el tiempo salen nuevas versiones de la solución, con nuevas funcionalidades e integraciones. Este punto es clave a la hora de seleccionar una herramienta para nuestra organización.

Cuando pensamos en el ERP, no hay que verlo como un software más, sino que debemos pensarlo como una plataforma integral de gestión. En el mundo financiero, es obligatorio operar con los últimos cambios normativos e impositivos, por eso es clave trabajar con una herramienta actualizada.

Es una realidad que, aquellas organizaciones que se mantienen en la ola de la innovación tecnológica, tienen muchas más chances de crecer y diferenciarse de la competencia. Por eso hay que apostar por un ERP que esté en continua actualización y lanzando nuevas versiones de la herramienta.

Por otra parte, la adopción de un ERP y sus componentes son procesos extendidos en el tiempo y que comprometen muchos recursos. Por eso, debemos pensar en un horizonte temporal de mediano a largo plazo para su implementación y uso, por lo cual debemos planificar muy bien su implementación.

Algo importante a destacar es que un cambio de versión de la herramienta no debe implicar el mismo esfuerzo ni inversión que una nueva implementación. Por eso, se recomienda que la entidad financiera valide previamente cómo ha sido la experiencia de actualizaciones tecnológicas con otras empresas. Sobre todo, hay que intentar que cada actualización de un ERP no se vuelva un proyecto nuevo. Mientras más simple sea el proceso, mayor beneficio para la organización.

Un último punto a considerar es la opción de agregarle funciones extras al ERP. O sea, si tenemos muchas personalizaciones y desarrollos encima de la solución, eso puede jugar en contra en la actualización de la misma. Por eso, desde K2B recomendamos trazar un plan de trabajo, para minimizar los costos y procesos.

2. Autonomía y Flexibilidad

Los ERP se componen de diferentes módulos, permitiendo implementar los que se necesiten en cada momento, e ir creando o integrando otros módulos o funcionalidades conforme sea necesario.

Al contar con esta característica, pasamos a tener soluciones específicas para cada área, como compras, inventario, cuentas por pagar, planificación y contabilidad. De esa forma, ganamos flexibilidad en cuanto al alcance que queremos que tenga el ERP, y también nos permite pensar un plan a futuro para ir incorporando nuevos módulos a través del tiempo. Esto, además, nos permite jugar con los costos y las necesidades de la empresa. Si la organización no está preparada para el impacto de implementar un sistema completo, podemos proyectar su adopción de forma progresiva.

Otra característica importante de un buen ERP es su alto nivel de configuración. Es decir, están orientados a que uno pueda adaptarlos a la empresa. Para eso, es muy importante que en el plan de implementación se contemple la capacitación de los recursos. Es clave lograr que este punto se cumpla, por ejemplo, con cursos y charlas técnicas, así como con herramientas de training.

Hay que apuntar a la transferencia de conocimientos al equipo de gestión de la institución y que estos lleguen a comprender la solución de la misma forma que la empresa desarrolladora. O sea, deben entender cómo solucionar problemas específicos y cómo adaptar distintos procesos a cada función, así como también la mejor forma de aprovechar las oportunidades que ofrece la plataforma.

La autonomía es un aspecto que no siempre las organizaciones prestan atención, pero es importante tenerlo en cuenta porque son muchos los beneficios que brinda.

Por ejemplo, algunas veces hay cosas simples que se pueden solucionar sin necesidad de una actualización de dos niveles. Con una buena capacitación en la implementación, se puede educar al equipo de trabajo para que comprenda cómo adoptar cambios legales en el ERP, o un nuevo impuesto o retención fiscal. La institución debe tener la capacidad organizacional de realizar estos ajustes sin la necesidad de recurrir a recursos especializados (con sus altos costos asociados) o nuevos desarrollos.

 3. Eficiencia y uniformidad de procesos

Un tercer punto a considerar en la implementación de un ERP es la eficiencia, donde debemos tener presente lo que es la uniformidad de procesos y la integridad.

El concepto de cómo operan los ERP es justamente lo más destacado de la solución. Este tipo de software tiene el diferencial de la registración única de toda la información necesaria para la acción que se realiza en un momento determinado. Luego, a medida que van pasando las distintas etapas del proceso, vamos incorporando más datos. Eso es un beneficio enorme y que nos marca la integridad que estamos buscando.

Ya no tenemos un área para la carga y otra para el asiento de la información, sino que tenemos todo consolidado en un lugar. Eso nos permite realizar un control más detallado y en menos tiempo. ¿Por qué? Porque vamos a evitar el doble registro, reducimos los tiempos de trabajo y el personal utilizado. Concretamente, ya no hace falta contar con distintos departamentos para cada función, sino que podemos unificar criterios y procesos.

La colaboración es fundamental en este punto. Si quien recibe la factura no la registra, el siguiente punto queda anulado. Por eso, necesitamos un conocimiento integral de todas las operaciones de la empresa, con una comunicación fluida e interconectada.

Por otra parte, un ERP trae beneficios en temas de controles internos, dado que facilita y mejora la realización de los mismos, porque la herramienta los tiene incorporados y los realiza en cada evento. Ya no tenemos que registrar 2 o 3 veces los mismos datos, o en 2 o 3 lugares distintos. Con un ERP podemos simplificar la aplicación de controles, lo que se traduce en una reducción de costos. Sobre todo, permite enfocar las energías en lo que corresponde, y no perder tiempo en montón de acciones irrelevantes.

Además, el contar con la información en un solo lugar, en tiempo real, nos permite mejorar también la toma de decisiones. Gracias al uso de un ERP, pasaríamos a tener la información centralizada y unificada, facilitando el acceso a la misma al instante.

Otro tema a resaltar del uso de un ERP es el control y la trazabilidad que brinda, lo que permite detectar errores, así como también tareas rutinarias.

Por ejemplo, se puede automatizar procesos; sobre todo los más mecánicos y costosos que se realizan ¨a mano¨, como las facturas, remitos y órdenes, para que el equipo humano pueda dedicarse a funciones más productivas. El contar con una solución financiera ayuda a descongestionar al equipo, automatizando actividades que son claramente cuantificables.

Por último, la adopción de un ERP trae otros beneficios destacados, como la reducción significativa en el uso de papel, con todo lo que eso significa, dado que permite implementar soluciones de expediente electrónico. También habilita la integración y la implementación del trabajo remoto. Más allá de donde se encuentra la persona, es clave que se pueda conocer el estado de un pago o cobranza, así como también los datos de la factura emitida, en todo momento, a toda hora.

4. Paperless

Tender a la eliminación del papel para realizar un manejo más adecuado de los documentos afecta directamente en la eficiencia de la gestión y atención al público o clientes.

Contar con un sistema integral de gestión y centralización documental que se adapte a la realidad de cada organización, posibilita la gestión electrónica documental,
entendida como un proceso corporativo y transversal. La digitalización inteligente de documentos, capturando, almacenando e indexando datos, permite la automatización de flujos, la disminución de procesos manuales y la optimización del tiempo.

Pero no solo se logra la optimización de los procesos documentales, sino también la uniformización de toda la documentación mediante la definición de plantillas
electrónicas en el sistema.

5. Sistema Integrado

Hasta hace unos años, era normal que las empresas tuvieran un sistema para cada área: cuentas por pagar, inventario, etc. pero la evolución de los ERP y la implementación de soluciones cloud, llevaron a un nuevo mundo.

Hoy, es imposible pensar un crecimiento de mi empresa si no apuesto por una herramienta que me permita interactuar activamente con el resto de los sistemas de la institución.

Actualmente se ha estado reformulando la definición de ERP, por múltiples motivos, pero la Cloudificación de las ofertas de productos ha cambiado drásticamente la tecnología que se ofrece, orientado a valorar sistemas preparados para interoperar.

En ese sentido, los ERP están integrados a todos los verticales específicos del negocio, ya sea el Core bancario, los sistemas de préstamos y de inversiones, así como de ventas y cobranzas, entre otros. Además, los ERP modernos vienen con un CRM propio incorporado, para administrar la relación con los clientes y los canales de comunicación, así como también todo lo que tiene que ver con recursos humanos y pagos de haberes y viáticos. Incluso, una buena solución de gestión trae herramientas de diálogo con redes sociales y chats internos. Es una plataforma súper amplia que genera un ecosistema íntegro de la empresa.

En síntesis, es cada vez más necesario que los sistemas sean interoperables con otros softwares que encontramos en la nube.

Por otra parte, el ERP me permite interactuar y facilita la adopción de nuevos negocios. En el mundo financiero, el hecho de tener una cartera de clientes permite a las organizaciones establecer nuevas líneas de productos. Por ejemplo, es cada vez más normal encontrar bancos que ofrecen seguros. Entonces, todo lo que tiene que ver en la venta del producto en sí, las comisiones y las cobranzas, son todos datos que tienen que estar registrados y están relacionados con un buen sistema de gestión empresarial.

Obviamente, hay mucha interacción con los distintos módulos verticales del negocio del banco. Pero, de alguna manera, la institución debo llevar en el ERP un registro de qué garantías se entregaron, la relación con el cliente, entre otros temas. Son datos que antes se llevaban por separado, y que ahora se puede unificar, lo que permite ganar simpleza y control de las operaciones.

Otro ejemplo lo encontramos en el negocio del alquiler de ATMs y POS, donde es fundamental una fuerte interoperabilidad con la gestión de activos fijos. Es decir, no solo hay que tener identificada la ubicación de cada ATM, sino todos los costos relacionados con su mantenimiento, así como los cargos a facturar a los clientes.

Esa tarea, con un ERP, es fácilmente instrumentable como parte natural de la solución.

También podemos tomar como ejemplo todo lo que tiene que ver con la gestión de garantías, donde es clave la interacción con otros sistemas para el registro y control de flujos de cobros. También resaltamos la naturalidad con que un ERP se asocia con las facturas electrónicas.

6. Experiencia

Es claro que el corazón de los fondos de una institución financiera está en lo que es la venta, hoy en día es muy importante tener la capacidad de gestionar todo lo relacionado con costos operativos.

Numéricamente, uno podría pensar que los fondos que se registran a través del ERP no son lo que mueven el motor del banco. Pero la realidad nos muestra que toda la gestión y manejo de proveedores, contratos y recursos humanos, necesitan estar sistematizados y organizados, sino termina siendo un problema y un costo enorme para la organización. No hablamos solo de un tema económico, sino que también involucra a la imagen de la institución.

O sea, si no pagamos una factura por desconocimiento de su existencia, es un daño enorme a la imagen del banco. Lo mismo pasa en el trabajo interno de la empresa, cuando no hay cruce de información y eso genera una mala gestión de los procesos. El apoyo a la gestión operativa del banco es lo más importante que brinda un ERP.

En conclusión, un ERP es una herramienta de apoyo muy importante a la operativa bancaria. No solo le da transparencia a las tareas, sino también habilita la gestión eficiente de procesos. Estamos hablando de una plataforma que opera en una comunidad de aplicaciones múltiples y de variados usos, y que permite un cruce de información fundamental para el crecimiento de la organización. El cambio y el dinamismo que se vive hoy en día en el mercado es enorme, y las instituciones deben estar preparadas para ese desafío.

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