Ebook: ¿Qué es un GRP?

Cuando hablamos de Government Resource Planning (GRP) nos referimos a un software diseñado para cumplir con los requisitos de la gestión financiera pública.

Una herramienta de GRP es una plataforma modular, con diferentes soluciones en un mismo sistema. Pero es importante conocer otros puntos destacados de este software. Lo principal es saber que nos permite una gestión presupuestaria, dado que nos deja conocer los pagos que se hicieron, ajustes y cobranzas, para lograr un mayor control y seguimiento de la economía de la organización.

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El software GRP se basa en el uso eficaz de las finanzas, mediante el correcto aprovechamiento de la contabilidad de compromisos, donde el presupuesto es la personificación legal de los objetivos del gobierno.

Desde hace más de 40 años, este tipo de soluciones han evolucionado y traen cada vez más beneficios a las entidades públicas. Al principio, su función era muy simple, y se centraba en la automatización de una actividad específica. Con el paso de los años, se empezó a hablar de la gestión compartida de tareas.

Su siguiente evolución llegó con el nuevo siglo y la era digital, gracias a la integración eficiente de procesos, algo que permitía un mejor posicionamiento de la entidad. La última etapa, la podemos encontrar en la era actual, donde las herramientas se centran en el modelo de negocio y sobre todo en la gestión de los clientes.

Un buen software financiero debe permitir  una automatización ágil de los procesos, así como brindar una experiencia de calidad al usuario.

Obviamente, la inteligencia artificial es fundamental para el análisis y la gestión de los miles de datos que se obtienen con una solución tecnológica. Esta información es la que permite llevarle al ciudadano un servicio diferencial.

Como toda solución financiera, la gestión contable es algo central de la plataforma. Por ejemplo, un ente público maneja muchos viáticos, dietas de los empleados, fondos a rendir, así como gastos extraordinarios. El contar con una solución de GRP permite llevar registro de estos pagos y, sobre todo, tener flexibilidad para registrar la información. Justamente, K2B cuenta con un módulo de tesorería, que facilita el seguimiento y control de los pagos realizados, lo que facilita la visibilidad y monitoreo de las erogaciones realizadas.

Además, es necesario llevar un registro de las actividades que se realizan, con reportes y análisis informativos. Los entes públicos son siempre revisados y controlados por otros organismos y la ciudadanía, entonces es fundamental poder obtener un registro de todos los realizados. Un software GRP da acceso a reportes instantáneos, logrando dar transparencia a los movimientos, y ganando en eficiencia de procesos.

Por otra parte, la gestión de compras e inventarios siempre hay que tenerlos a la vista. Por ejemplo, al hablar de obras públicas. Una herramienta de GRP permite tener presente los contratos, saber si son abiertos o no, si son por etapas o una ampliación, entre otros temas. La gestión de RRHH también es necesaria tenerla presente. Con una solución de GRP se puede revisar roles y sueldos, así como pago de dietas y gastos extras, como sobresueldos.

La gestión de inventarios y activos fíjos es otro ítem clave en la gestión contable. Para lograr la eficiencia económica, es fundamental optimizar los recursos del organismo. Al tener una gestión eficiente de los activos de la entidad, podemos conocer dónde se guarda cada objeto y quien lo utilizó, así como también controlar mejor qué tenemos y dónde lo usamos. De esa forma, la entidad puede lograr un uso calificado de cada activo, así como ahorrar en futuras compras y adquisiciones.

GRP, un sistema de gestión integral para el sector público

 Las entidades privadas y las públicas tienen características similares. Por ejemplo, manejan procesos como nómina, de compras, y de facturación. Pero los organismos estatales tienen algunas características particulares. Por eso, un software de GRP es diferente a un ERP tradicional.

Podemos decir que una herramienta de GRP es integral, o sea que hablamos de una plataforma donde se unifican todas las tareas. Además, es una solución multimodular, lo que significa que se tiene acceso a los distintos módulos que necesita el organismo, desde un solo lugar.

Sobre todo, hablamos de una solución de adopción disruptiva. Es decir que su implementación rompe una barrera que tal vez la entidad no tenía contemplada y llega para generar un cambio trascendental en la operatoria diaria. Lo más importante es que un software de GRP se adapta a las necesidades y normativas de la organización.

Por otra parte, es indispensable que este tipo de plataformas sea parametrizable de acuerdo a los requerimientos del organismo, así como debe permitir la automatización de procesos financieros para poder llevar a cabo toda la gestión contable de la institución.

Adopción de un software de GRP y sus múltiples usos

Como hablamos de organismos públicos, significa que hay normativas y leyes que seguir, sin importar del país, provincia o municipio donde opera. Entonces, un claro beneficio de utilizar una solución de GRP es tener los procesos estandarizados de acuerdo a la normativa de cada región.  Por ejemplo, permite hacer un registro único, es decir, no acepta duplicidad de eventos. Además, al poder hacer una trazabilidad de los procesos, se gana en confiabilidad y eficiencia de los tiempos de ejecución de cada acción.

Sin duda, la trazabilidad es fundamental para la correcta gestión de toda institución, porque permite tener control y seguimiento de todos los procesos en línea. Si hablamos de un proceso de compra, podemos ver toda la evolución del mismo, desde el momento que hacemos el pedido, hasta que se hace el despacho y su recepción.

Si hablamos de la gestión eficaz y eficiente de la información, una herramienta de GRP es ideal para lograr esos objetivos. Un organismo público tiene distintas actividades y diferentes procesos. Pero, ¿qué pasa si no cuento con una gestión inteligente de mi facturación o recaudación? La implementación de este tipo de soluciones ayuda a dar visibilidad y transparencia a este tipo de procesos, y por ende un mejor seguimiento y análisis de toda la información recopilada.

Un tema central para otro organismo es la mejora en la calidad de los servicios que brinda. Al fin y al cabo, el objetivo final de toda empresa es siempre el cliente, y por eso es clave brindar una atención de primer nivel, para garantizar una experiencia al usuario de vanguardia. Hablando de un software de GRP, el usuario es la ciudadanía, y al automatizar la gestión se logra un mejor manejo de la información, lo que permite ofrecer un servicio al público más directo y confiable.

La transparencia en la información viene de la mano de la trazabilidad y la confiabilidad. Y, en el sector público, es fundamental maximizar ambos puntos, porque siempre hay un ente que controla y revisa. Además de ser una entidad que se debe a la ciudadanía y debe tener visible todos los datos de sus operaciones. Una solución de GRP permite no solo dar confianza a las actividades que realiza la entidad, sino también compartir datos con otros sistemas transversales, logrando una gestión integral del trabajo.

Como estamos hablando de instituciones públicas, el hecho de contar con un software integral y transversal no es un dato menor. Los organismos estatales están obligados a responder a distintas administraciones, ya sean tributarias, financieras, o similares. Pero estos sistemas no son de gestión, sino de obligaciones. Una plataforma de GRP se debe integrar perfectamente con otras soluciones que utilizan estas entidades permitiendo que los procesos estén en equidad, controlados y regulados.  Por ejemplo, en Uruguay hay que integrarse con el SICE y SIIF; en México con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y CompraNet; en Costa Rica con el ATV del Ministerio de Hacienda, y el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP); y en Paraguay con Subsecretaría de Estado de Tributación (SET), la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP) y el Sistema Integrado y Analítico de Información sobre Reforma del Estado (SIARE).

Por último, y no menos importante, en la era digital moderna es necesario poder revisar y utilizar la herramienta desde cualquier lugar, y a cualquier hora. Al tener los procesos digitalizados e incorporados en una misma plataforma, podemos revisar los datos cuando sea necesario y preparar los reportes e informes que necesitamos instantáneamente.

Software de GRP, implementaciones y casos de uso

Como vimos, al adoptar una herramienta de GRP, un organismo público obtiene mucho más que un sistema financiero. Desde la visibilidad y transparencia de procesos, hasta la trazabilidad y seguimiento de las operaciones. Pero en toda organización, el éxito o fracaso de un proyecto digital comienza en el factor humano. Si los empleados y miembros de la institución no están alineados, la adopción de una nueva solución tecnológica no será eficaz. Por eso, un punto central de todo proyecto es contar con una cultura organizacional sólida.

Desde K2B recomendamos iniciar con un plan de evangelización y educación del personal, generando actitudes y hábitos de apoyo, llevando a una confianza general del proyecto. Para lograr una correcta implementación, hay que tener siempre presente el objetivo final, con una metodología establecida y un plan que sea el mapa que nos guie. Sobre todo, hay que trabajar fuertemente en la comunicación interna y llevar mensajes claros a todos los que forman parte de la institución.

Por otra parte, el producto en sí debe tener una cobertura funcional. Como organismo público, hay que buscar una herramienta que cubra todas las necesidades y requerimientos. Como hay leyes y normativas a seguir, la solución debe ser adaptable y flexible para cada institución.

Ahora, tomemos como ejemplo una institución de logística y almacenamiento. Antes de conocer K2B y su solución de GRP, la organización no tenía un sistema para llevar registro contable de los consumos, así como sus activos fijos no se encontraban registrados, y se perdía mucho tiempo en registros manuales (al utilizar planillas en Excel, por ejemplo).

¿Qué pasó después de la implementación de la solución de K2B?

Se logró un 100% de productos y activos  registrados.

El control completo de los movimientos de almacén.

El 80% de la optimización de tiempos y recursos.

Otro caso a tener presente lo encontramos en el área de compras. Donde las empresas, antes de adoptar una plataforma de GRP no tenían registro de las facturas de compra, al no tener un sistema (por ende no había un control de cuentas por pagar), y no se podía controlar correctamente el presupuesto, así como tampoco lograban realizar una correcta gestión de los activos fijos.

Al implementar la solución de GRP de K2B, este tipo de entidades logran un 100% de las facturas registradas, algo que permite un 100% de control y registro de cuentas por pagar. Además, con esta adopción, el organismo pasa a conocer qué facturas están registradas, qué saldo está pendiente, y si se realizó algún anticipo. También se logra una gestión integral del presupuesto, y la totalidad de los activos fijos registrados y controlados, con el conocimiento de la vida útil y cuánto se devaluó dicho bien.

K2B es una compañía que está en más de seis países, con más de 45 clientes. Esto significa una experiencia y conocimiento sustancial para llevar adelante este tipo de proyectos.

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